ずっと文字を見ているとその文字がどんな文字だったかわからなくなることをゲシュタルト崩壊と呼びます。詳しく知りたい方はこちら
電話のまわりは整理しておく
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仕事が出来る人は常にデスクやロッカーが整理されているとはよく聞く言葉ですが、この言葉は電話対応にも通じます。
電話取り次ぎの際の受話器の落下や、肝心のメモが見つからないなどの不慮の事故を未然に防ぎ、失敗を回避するために常日頃から身の周りの整理整頓を行っておきましょう。
電話の操作方法を把握しておく
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ある程度電話対応がスムーズに出来るようになったらその他のケースにも対応出来るように事前の準備が必要です。
取り次ぎ時の転送、保留などの電話機そのものの操作がスムースにできないと、電話対応が滞るきっかけになります。必要に迫られる前に、事前に予習しておきましょう。
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電話が怖い人もうまくいく電話対応のコツ【仕事編・バイト】
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電話が怖い、あるいは苦手だと感じている人にとって仕事中に発生する避けようのない電話はストレスの一つです。
また、新しくバイトを始めようとする時も電話で応募しなければならない場合もあり、怖い思いをする電話を避けたい為に応募すら出来ないケースもあります。
ここではそういった理由で悩んでいる人に向けた電話対応のコツをご紹介します。
就職活動やバイト面接
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就職活動を電話ですることはあまりありませんが、バイトの応募では未だに電話で受け付けている所も多いです。
いざ電話で応募する際に、しどろもどろな受け答えをしてしまっては面接以前にマイナスイメージを与えてしまうかもしれません。
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なので、電話での応募に怖いという感情を覚える場合は、事前に面接希望日を複数用意しておくこと、給与・労働条件など確認事項は事前にメモしておき、回答もメモできる環境を準備しましょう。
また、先方の都合もあるので忙しい時間帯は避けた方が無難です。例えば飲食店であればランチタイムは避けるなどの推察が必要です。
職場での電話受付や取り次ぎ
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仕事の電話対応が怖い、緊張してしまう一番の原因として挙げられるのが、きちんと対応しなければならないというプレッシャーから来るものです。
敬語が間違っていないか、可笑しな事を言ってはいないかなど様々な不安が頭を悩ませしまい、思った通りの対応が出来なくなってしまいます。
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そんな事態を回避するために、回答パターンをいくつか用意しておき、デスクに張り付けるなどして何時でもスムースに対応できるように準備しておきましょう。
ルーチン対応であればパターン化しておく事で速やかに取り次げます。
取引先とのやり取り
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電話の相手が社外の人や客先である場合は、より適切な対応が求められます。自分では判断出来ない事を無理に答えようとせず、電話対応を変わって貰うなどして、周りに助けを求めましょう。
不明点が出てきたら「一旦調べる」などの回答をして折り返す、相手側の都合のよさそうな時間帯を選んで電話する、可能なら電話内容をメールで改めて送信してもらうようお願いするなど状況に応じて対処しましょう。
「インプロビゼーション」のトレーニングでスキルアップも
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インプロビゼーションというのは、コミュニケーション能力を高めるためのトレーニング方法で、臨機応変な対応やアドリブ力が試される演劇界隈で生まれた独自の手法です。
この、インプロビゼーションを行うことによりコミュニケーション力が向上し、円滑な会話や対応が出来るようになると、近年ビジネスシーンにおいても大きく注目されています。
様々な状況において適切なアクションを取ることが出来るようになるインプロビゼーションは電話対応に対する怖いという感情を取り除くことが期待されます。
休む時の電話連絡
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急な休みを申し出ることは誰しもが怖い、気まずい思いをします。しかし、連絡を怠ることは社会人としてNGです。
休むことが分かった時点でなるべく早く連絡する、出勤したときにはお礼とお詫びをきちんと伝えましょう。
また、やむを得ず無断欠勤になった場合は、怖いでしょうが事後であっても休んだ理由をしっかり伝える事を心がけましょう。
バイトを辞める時の電話連絡
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アルバイトを辞める際に、電話で伝える場合には事前に辞める理由をしっかりと整理しておき、怖いと思っても辞める意思を曲げない意識を持ちましょう。
また、相手にとって迷惑がかかってしまう点はしっかりと詫びる、お世話になったお礼の言葉を添えるなど最低限のマナーは守りましょう。
電話が怖い人もうまくいく電話対応のコツ【病院編】
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電話を怖いと感じている人の中には過去のトラウマから起因しているケースもあります。
電話の相手に冷たい態度をとられた、雑な対応をされたなどの経験から、病院へ受診の予約をいれる事が怖いと感じる場合もあります。
ここでは病院へ電話をする際に、押さえておくべきポイントをご紹介します。
まず初診か再診かを伝える
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病院側の気持ちになって考えてみると、電話をかけてきた患者さんが初めて訪れる人なのか、それともその病院をかかりつけにしている常連なのかは最初に聞いておきたい項目です。
最初にその旨を伝える事によって、相手側もスムーズな対応をとることができるので、電話のはじめに伝えておくことがベストです。
受診の予約をしたいことを伝える
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初診か再診か伝えた後は、自分の状況を伝えた上で受診の予約日を決める段階に入ります。
歯医者などでは病院側のスケジュールと自分のスケジュールが合う日にちを考える必要がある場合も出てくるので、病院に行くことが出来る日にちや時間帯を電話の前にいくつかピックアップしておきましょう。
症状を具体的に伝える
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体に不調を覚えた時、インターネットなどで自分の症状に当てはまる病名を探しがちですが、自分で勝手に病名を推測して伝えるのはNGです。
専門的な話をする必要はないので、自分が感じている症状を細かに伝えましょう。
また、症状によってはいち早い受診が必要な場合もあるのでその点も相手側と相談しながらスケジュールを組むと、よりスムーズに会話が進められます。
電話が怖い人もうまくいく電話対応のコツ【お店予約編】
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職場での飲み会で幹事を任されたり、友人や家族との食事のためにお店に予習を入れなければならなくなったなど、日常生活の上で電話が必要になるシーンはまだまだあります。
そこで、電話が怖いと感じる人に向けた、インターネットで予約を済ませる事が出来ないお店に電話をかける場合のポイントをご紹介します。
お店の忙しそうな時間はさける
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飲食店に予約の電話をいれる場合は、そのお店の忙しそうな時間帯は極力避けた方が無難です。
相手側も、時間にゆとりがない中電話に出てしまい、予約の時間帯や日にち、人数などを間違えて受けてしまう可能性もありますし、忙しいあまり雑な対応をとられてしまい更に怖い思いをする事も考えられます。
互いにとってメリットがないランチタイムや週末のディナータイムの電話は要注意です。
可能な時は候補日を複数用意しておく
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人気の飲食店の場合もそうですが、美容院や歯医者などの場合にも同じく、予約を希望する場合は複数の候補日が事前にピックアップしておきましょう。
参加者のスケジュールに余裕がある日をいくつか聞いておくことで、第1候補を断られたときに慌てずに対応することが出来るので怖い思いを回避することが出来ます。
予約内容の変更やキャンセルはしっかり伝える
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近ごろでは度々ニュースなどにも取り上げられていますが、飲食店などの事前にお客様を迎える準備をしているお店にとって、無断キャンセルは相当ダメージが大きいものです。
キャンセルする場合は行けなくなった事が分かった時点で早めに連絡をすることが望ましいです。
予約を入れていたのに、キャンセルの電話をもう一度するのは怖いし気が重いかもしれませんが、怖いと思ってもきちんとお店に連絡を入れましょう。
電話はメリットあるコミュニケーションツール
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インターネットが発達した今、メールなどのメッセージツールと比較すると色々と怖いと感じやすい電話ですが、電話ならではの良さがなくなってしまったわけではありません。
恋人とのプライベートな会話や、遠くはなれた親しい人の声をいつでも直ぐに聞くことができる便利なコミュニケーションツールの一つです。
リアルタイムで相互コミュニケーションが取れる
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今では電話やメールがない時代を想像する事が難しいほど、いつでも気軽に話したい時に話したい相手とリアルタイムで会話する事が出来ます。
仕事の上でもプライベートでも、すぐに伝えたい要件を相手に伝える事ができ、テンポの良いレスポンスでコミュニケーションを取ることが出来ます。
友達との待ち合わせなどでも、電話がある事によって早急に問題を解決できた経験などは多くの人が体験しているはずです。
フレキシブルに対応できる
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仕事中に外出している社員に連絡を取りたい時、急遽予定を変更したい時など、早急に伝えたい要件がある場合はメールなどのメッセージツールより電話による会話の方が効率が良いでしょう。
テキストによる会話では文字に起こす時間、既読に至るまでの時間がロスタイムに繋がりますが、電話であればそんな心配も必要ありません。会話の最中に思った事をその場で伝えられる事が電話の強みとも言えます。
感情が伝わりやすい
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メールやLINEなどメッセージツールで伝える言葉では、文章で装飾したり絵文字を付け加えることによって感情を相手に分かりやすく伝える努力が必要です。
しかし、電話による会話は話している相手の声や会話のテンポ、語尾などの変化によって対面しているかのように相手の感情を読み取ることが出来ます。
同じ言葉であっても、テキストと声では相手に与える印象が大きく変わる場合もあります。
電話が怖い人はインターフォンの音も怖い？
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ふいに鳴り響く電話の音が、電話を怖いと感じている人にとって多大なるストレスとなる事はもちろんですが、この心理は自宅でくつろいでいる時に突然鳴らされるインターフォンの音も同様です。
自宅という自分にとって安心できる場所でアポイントもなしに訪れる訪問者の来訪はインターフォンの音に加えて更にストレスに感じるのです。
電話が怖い人にとって電話は時間の搾取？
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電話の最大のメリットは話したい相手とすぐに連絡がとれる事ですが、電話が苦手な人にとって一方的にかかってくる電話は、自分のプライベートな時間をいきなり奪われる行為に等しいです。
また、自分から相手にかける場合も同様に「忙しい時にかけてしまったら申し訳ない」「自分のために時間を奪ってしまって気が引ける」などの悩みも併せ持っています。
「電話が怖い」は克服できる！
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電話が怖い心理、またそんな感情の克服方法などをご紹介してきましたが、その感情の乗り越え方は一人一人違います。
必要に迫られて、経験や慣れで克服出来る人もいれば、電話は最低限に抑えて関わりたくない人も多くいますが、怖いままでも焦る必要はありません。
ただ、いたずらに怖いという思いに縛られずにチャレンジする、失敗しても死ぬわけではないという大らかな気持ちで挑戦への一歩を踏み出せてもらえれば幸いです。
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