仕事の電話対応が怖い、緊張してしまう一番の原因として挙げられるのが、きちんと対応しなければならないというプレッシャーから来るものです。
敬語が間違っていないか、可笑しな事を言ってはいないかなど様々な不安が頭を悩ませしまい、思った通りの対応が出来なくなってしまいます。
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そんな事態を回避するために、回答パターンをいくつか用意しておき、デスクに張り付けるなどして何時でもスムースに対応できるように準備しておきましょう。
ルーチン対応であればパターン化しておく事で速やかに取り次げます。
取引先とのやり取り
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電話の相手が社外の人や客先である場合は、より適切な対応が求められます。自分では判断出来ない事を無理に答えようとせず、電話対応を変わって貰うなどして、周りに助けを求めましょう。
不明点が出てきたら「一旦調べる」などの回答をして折り返す、相手側の都合のよさそうな時間帯を選んで電話する、可能なら電話内容をメールで改めて送信してもらうようお願いするなど状況に応じて対処しましょう。
「インプロビゼーション」のトレーニングでスキルアップも
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インプロビゼーションというのは、コミュニケーション能力を高めるためのトレーニング方法で、臨機応変な対応やアドリブ力が試される演劇界隈で生まれた独自の手法です。
この、インプロビゼーションを行うことによりコミュニケーション力が向上し、円滑な会話や対応が出来るようになると、近年ビジネスシーンにおいても大きく注目されています。
様々な状況において適切なアクションを取ることが出来るようになるインプロビゼーションは電話対応に対する怖いという感情を取り除くことが期待されます。
休む時の電話連絡
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急な休みを申し出ることは誰しもが怖い、気まずい思いをします。しかし、連絡を怠ることは社会人としてNGです。
休むことが分かった時点でなるべく早く連絡する、出勤したときにはお礼とお詫びをきちんと伝えましょう。
また、やむを得ず無断欠勤になった場合は、怖いでしょうが事後であっても休んだ理由をしっかり伝える事を心がけましょう。
バイトを辞める時の電話連絡
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アルバイトを辞める際に、電話で伝える場合には事前に辞める理由をしっかりと整理しておき、怖いと思っても辞める意思を曲げない意識を持ちましょう。
また、相手にとって迷惑がかかってしまう点はしっかりと詫びる、お世話になったお礼の言葉を添えるなど最低限のマナーは守りましょう。
電話が怖い人もうまくいく電話対応のコツ【病院編】
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電話を怖いと感じている人の中には過去のトラウマから起因しているケースもあります。
電話の相手に冷たい態度をとられた、雑な対応をされたなどの経験から、病院へ受診の予約をいれる事が怖いと感じる場合もあります。
ここでは病院へ電話をする際に、押さえておくべきポイントをご紹介します。
まず初診か再診かを伝える
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病院側の気持ちになって考えてみると、電話をかけてきた患者さんが初めて訪れる人なのか、それともその病院をかかりつけにしている常連なのかは最初に聞いておきたい項目です。
最初にその旨を伝える事によって、相手側もスムーズな対応をとることができるので、電話のはじめに伝えておくことがベストです。
受診の予約をしたいことを伝える
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初診か再診か伝えた後は、自分の状況を伝えた上で受診の予約日を決める段階に入ります。
歯医者などでは病院側のスケジュールと自分のスケジュールが合う日にちを考える必要がある場合も出てくるので、病院に行くことが出来る日にちや時間帯を電話の前にいくつかピックアップしておきましょう。
症状を具体的に伝える
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体に不調を覚えた時、インターネットなどで自分の症状に当てはまる病名を探しがちですが、自分で勝手に病名を推測して伝えるのはNGです。
専門的な話をする必要はないので、自分が感じている症状を細かに伝えましょう。
また、症状によってはいち早い受診が必要な場合もあるのでその点も相手側と相談しながらスケジュールを組むと、よりスムーズに会話が進められます。
電話が怖い人もうまくいく電話対応のコツ【お店予約編】
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職場での飲み会で幹事を任されたり、友人や家族との食事のためにお店に予習を入れなければならなくなったなど、日常生活の上で電話が必要になるシーンはまだまだあります。
そこで、電話が怖いと感じる人に向けた、インターネットで予約を済ませる事が出来ないお店に電話をかける場合のポイントをご紹介します。
